Kun valmisohjelmisto ei tunnu oikealta valinnalta​​

Valmisohjelmistoilla on paikkansa. Ne ovat kustannustehokkaita, usein nopea ottaa käyttöön ja tarjoaa usein juuri ne perustoiminnot, joilla arki saadaan hallintaan.

Usein valmisohjelmistot eivät istu täsmällisesti omaan prosessiin, jolloin ohjelmistoa muutetaan tai asiakas muuttaa omaa toimintamallinaan. Joskus myös nämä muutokset ovat aika isoja ja arvokkaitakin. Tyypillisesti valmisohjelmistot ovat ominaisuuksiltaan erittäin laajoja, joka johtaa tilanteeseen, että ne ovat vaativia ottaa käyttöön, oppia käyttämään sekä arjessa käyttö ei ole sujuvaa. Premium-tason ratkaisu on kompleksi ja kallis, mikäli tarve on enemmän basic-tasoa.

Ajan myötä liiketoiminta aina kehittyy. Prosessit monipuolistuvat, tietovirrat kasvavat ja odotukset järjestelmien välillä muuttuvat. Mukaan tulee tarve olla erityistä datalogiikkaa, laskentasääntöjä tai automaatiota, eikä näitä löydy markkinoilta. Silloin valmisratkaisussa koko kyvykkyydet yksinkertaisesti loppuvat tai se saattaa joutua venymään rooliin, johon niitä ei ole suunniteltu – ei siksi, että se olisi huono, vaan siksi, että tarpeet ovat kasvaneet sen ohi.

Milloin on oikea hetki miettiä sovitettua ratkaisua?

1. Kun ollaan tilanteessa, ettei valmisohjelmiston kyvykkyydet enää riitä tai se ei veny todelliseen tarpeeseen, voidaan valmisohjelmistoa täydentää sovitetulla ratkaisulla. Merkkejä siitä, että järjestelmät tarvitsevat rinnalleen jotain sovitettua:
   • Tieto on hajallaan eri järjestelmissä. Kun raportteja tai päätöksiä varten tarvitaan manuaalista koostamista, on usein merkki siitä, että datan yhdistäminen kaipaa automaatiota.
   • Käyttöliittymä ei enää tue omaa tekemistä.
   • Raportointi ja seuranta perustuvat manuaalisesti Exceliin syötettyyn dataan. Johtopäätösten tekeminen hidastuu, jos tieto ei päivity riittävän nopeasti.
   • Jos tieto ei liiku sujuvasti järjestelmien välillä, se on usein paikka, jossa sovitettu ratkaisu voi täydentää kokonaisuutta.
   • Kun ohjelmistosta tulee enemmän kompromissi kuin tuki, voi olla aika sovittaa se paremmin omaan prosessiin.

   Liiketoiminnan kasvaessa, prosessit monimutkaistuvat tai raportointi vie enemmän aikaa kuin sen hyödyntäminen, sovitetun ratkaisun aika voi olla käsillä. Tässä tapauksessa siis tavoite ei ole korvata kaikkea olemassa olevaa – vaan rakentaa jatkumo, jossa teknologia tukee liiketoimintaa aidosti ja kehittyy sen mukana.

2. Miksi ostaa Premium kun tarve on Basic? Joissain tapauksissa tarjolla olevat kaupalliset ratkaisut ovat ominaisuuksia pullollaan ja sitä kautta ovat järeitä, kömpelöitä ja sitä kautta kalliita suhteessa todelliseen tarpeeseen. Jo pelkkä ohjelmiston käyttöönottoprojekti kustantaa usein enemmän kuin sovitetun ohjelmistoratkaisun tekeminen. SaaS palvelun käyttö- ja ylläpitomaksusta puhumattakaan. Ja kun sovitettu ratkaisu on tehty täsmälleen oman prosessin mukaiseksi, on sen käyttö jouheampaa ja tehokkaampaa.
3. Kun järjestelmän hankintaa suunniteltaessa huomataan liiketoiminnan tarpeen vaativan valmisohjelmistolta huomattavaa räätälöintiä tai konfigurointia. Tai ettei valmisohjelmisto yksinkertaistesti taivu liiketoiminnan haasteeseen.

   Liiketoiminnan tarpeeseen sovitettu ohjelmisto tehdään kirjaimellisesti liiketoiminnan ehdoilla täsmälleen tarpeeseen. Sen tavoitteena on pitkän aikavälin skaalautuvuus ja omaan toimintaan sopiva roadmap. Ratkaisu luodaan käyttöliittymää myöden tekemään se mitä pitääkin ja miten pitääkin. Eikä yhtään sen enempää.

   Valmisohjelmistojen hankintaa perustellaan usein edullisemmalla hinnalla ja koska räätälöidyn ratkaisun kustannukset voivat karata käsistä. Näin voi toki olla, mutta lähtökohtaisesti tilanne ei aina ole tämä. Valmisohjelmiston käyttöönotto- tai konfigurointiprojekti saattaa itsessään tuoda enemmän kustannuksia kuin sovitetun ratkaisun tekeminen ja käyttöönotto. Sovitettuja ohjelmistoratkaisuita toteutettaessa on fiksua sopia projektille kiinteä hinta, niin yllätyksiä ei tule.

   Erityisesti laskettaessa elinkaarikustannuksia tuottavuushyötyineen, voi täysin asiakastarpeeseen tehty ohjelmisto, joka toimii käyttäjien toiveen mukaisesti, saumattomasti osana kokonaisuutta – ilman kompromisseja, olla hyvin merkittävästi kokonaiskustannuksiltaan edullisempi.